Как сделать CRM в Notion

Рубрика Избранное, СоветыОпубликовано 30 мая, 2023

Notion — это универсальное рабочее пространство с возможностью совместной работы и широким набором инструментов для ведения заметок, списков дел и проектов, отслеживания задач, создания CRM, баз знаний, канбан-досок, календарей и прочего.

Способы использования сервиса безграничны и освоив основные принципы работы, вы сможете построить в Notion практически всё, что захотите.

Сегодня мы сделаем CRM интернет-магазина, продающего экипировку для бразильского джиу-джитсу.


Шаг 1. Базы данных для CRM

Любая работа в Notion начинается с создания новой страницы. Давайте создадим пустую страницу, которая станет стартовой для нашей CRM.

  • Назовём её — Jiu CRM.

Затем необходимо определится с базами данных. Для небольшого интернет-магазина я остановился на такой комбинации:

  • Клиенты;
  • Товары;
  • Заказы;
  • Задачи;
  • Финансы;
  • База знаний.

Когда мы определились со списком баз данных, давайте их создадим.

  • На стартовой странице Jiu CRM введите @ Клиенты и выберете в меню пункт — New “Клиенты” sub-page.
Выберете в меню пункт — New “Клиенты” sub-page
Выберете в меню пункт — New “Клиенты” sub-page
  • Затем проделайте это действие для остальных баз данных, создав ещё пять пустых подстраниц.
Стартовая страница Jiu CRM с созданными базами данных
Стартовая страница Jiu CRM с созданными базами данных

Шаг 2. Клиенты

Перейдём на страницу нашей первой базы данных «Клиенты».

  • В качестве режима просмотра выберем — таблицу (Table), а в качестве источника данных (Select data source) — новую базу данных (New database).
Выберем режим просмотра таблицей (Table)
Выберем режим просмотра таблицей (Table)

Теперь в таблицу необходимо добавить свойства, которые мы будем заполнять при взаимодействии с клиентами.

У меня получился вот такой список типов (Type) свойств:

  • Name — Имя;
  • Select — Тип (Клиент/Потенциальный клиент);
  • Phone — Телефон;
  • Text — Адрес;
  • Email — Почта;
  • Multi-select — Источник (Звонок, Сайт, Онлайн-чат);
  • Created time — Дата создания;
  • Last edited time — Дата изменения;
  • Text — Комментарий.
База данных с клиентами
База данных с клиентами

Шаг 3. Товары

Для работы со складом Notion далеко не лучший инструмент, но с небольшим количеством товаром им можно пользоваться.

Перейдём на страницу базы данных «Товары».

  • В качестве режима просмотра выберем — таблицу (Table), а в качестве источника данных (Select data source) — новую базу данных (New database).

Затем добавим в таблицу следующие типы свойств:

  • Name — Название;
  • Select — Размер;
  • Select — Цвет;
  • Select — Производитель;
  • Number — Цена (Number format — Ruble);
  • Select — Наличие.
База данных с товарами
База данных с товарами

Шаг 4. Заказы

Теперь разберёмся с заказами.

  • На странице базы данных «Заказы» в качестве режима просмотра выберем — таблицу (Table), а в качестве источника данных (Select data source) — новую базу данных (New database).
В качестве источника данных (Select data source) создадим новую базу данных (New database)
В качестве источника данных (Select data source) создадим новую базу данных (New database)

Затем добавим в таблицу следующие типы свойств:

  • Name — Номер заказа;
  • Select — Статус заказа (Принят/В работе/Выполнен/Отменён);
  • Created time — Дата заказа;
  • Date — Дата доставки;
  • Relation — Клиент (Обратите внимание, что в этом шаге мы свяжем базы данных Заказы и Клиенты);
Добавим связь с базой данных Клиенты
Добавим связь с базой данных Клиенты
Добавим связь с базой данных Клиенты
Добавим связь с базой данных Клиенты
  • Добавим ещё одно свойство типа Relation — Товары (Свяжет базы данных Заказы и Товары);
Свяжем базы данных Заказы и Товары
Свяжем базы данных Заказы и Товары

Поскольку ранее мы связали базы данных «Заказы» и «Товары», появилась возможность в таблице с заказами вывести цены и посчитать общую сумму заказа.

  • Добавим свойство типа Rollup — Цена;
  • В настройках свойства укажите Relation — Товары, Property — Цена, Calculate — Show original;
Выведем цену товара из базы данных Товары
Выведем цену товара из базы данных Товары
  • Добавим ещё одно свойство типа Rollup — Сумма заказа;
  • В настройках свойства укажите Relation — Товары, Property — Цена, Calculate — Sum;
Посчитаем сумму заказа
Посчитаем сумму заказа
  • Так же добавим свойство типа Select — Оплата заказа (Предоплата/При получении);
  • И свойство Text — Комментарий.
База данных с заказами
База данных с заказами

Отмечу, что в таблице с заказами есть простой способ подсчитать количество заказов и общую сумму продаж.

  • Под столбцом «Номер заказа» выберем параметр счётчика — Count values;
  • Под столбцом «Сумма заказа» выберем параметр счётчика — Sum.
Подсчитываем количество и общую сумму заказов
Подсчитываем количество и общую сумму заказов

Шаг 5. Группировка заказов по месяцам

Так же рекомендую сделать для заказов дополнительный режим отображения с группировкой по месяцам. Он поможет отслеживать статистику продаж.

  • В таблице с заказами нажмите «+» и добавьте новый режим просмотра — таблица (Table);
  • Назовём его — Группировка заказов по месяцам;
  • Затем в настройках отображения выберем пункт группировки — Group;
В настройках отображения выберите пункт группировки — Group
В настройках отображения выберите пункт группировки — Group
  • Группировку устанавливаем по свойству — Дата доставки;
  • В настройках группировки выбираем Date by — Month, Sort — Newest first и скрыл группу — No Дата доставки;
Настройки группировки
Настройки группировки

Теперь осталось установить параметр счетчика для любого месяца.

  • Выберем Sum — Сумма заказа.
Выберем Sum — Сумма заказа
Выберем Sum — Сумма заказа

Шаг 6. Шаблон нового клиента

Вернувшись на страницу нашей первой базы данных «Клиенты» мы заметим в таблице новое свойство — Заказы, которое подтянулось при связи (Relation).

Однако простой связи не всегда бывает достаточно, поэтому давайте создадим для клиентов шаблон в котором будет отображаться таблица со списков всех их заказов.

  • Откроем страницу нашего клиента «Евгений» и кликнем по ссылке создания шаблона (create a template);
Создадим шаблон клиента
Создадим шаблон клиента
  • Назовём шаблон — Новый клиент;
  • Свойства оставим пустыми, а в теле записи добавим заголовок H2 — Заказы;
  • Под заголовком введите /linked и выберете пункт меню — Linked view of database;
Выберете Linked view of database
Выберете Linked view of database
  • В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных «Заказы»;
  • В таблице отобразятся все записи из базы «Заказы», поэтому применим фильтр по свойству «Клиенты» и выберем по умолчанию запись — «Евгений»;
Применим фильтр по свойству Клиент
Применим фильтр по свойству Клиент
Выберем по умолчанию запись — Евгений
Выберем по умолчанию запись — Евгений
  • Теперь шаблон можно закрыть и использовать его при создании или редактировании ваших клиентов.

Обратите внимание, что фильтр по свойству «Клиенты» придется менять для каждой записи клиента в ручную.

В шаблон клиента можно добавить не только информацию о заказах, но и все этапы взаимодействия или выполненные проекты.

Кроме того, формат отображения может быть не только таблицей, но и списком, канбан-доской, календарём, галереей или таймлайном.

Шаг 7. Задачи

Вернёмся к базам данных. Перейдём на страницу базы данных «Задачи».

  • В качестве режима просмотра выберем — таблицу (Table), а в качестве источника данных (Select data source) — новую базу данных (New database).

Затем добавим в таблицу следующие типы свойств:

  • Name — Название;
  • Status — Статус;
  • Created time — Дата создания;
  • Last edited time — Дата изменения;
  • Multi-select — Примечания.
База данных с задачами
База данных с задачами

Моя таблица с задачами получилась максимально простой, но вы можете сделать её гораздо интереснее, связав задачи с клиентами (например, созвон/встреча) или проектами, выбрать исполнителя, установить дедлайн и ещё много чего другого.

Шаг 8. Финансы

На странице с финансами фантазия начала меня подводить и я не придумал ничего лучше, как разместить информацию по задолженности партнеров.

Перейдем на страницу базы данных «Финансы».

  • В качестве режима просмотра выберем — таблицу (Table), а в качестве источника данных (Select data source) — новую базу данных (New database).

Затем добавим в таблицу следующие типы свойств:

  • Name — Имя партнёра;
  • Created time — Дата сверки;
  • Number — Сумма задолженности (Number format — Ruble);
  • Select — Статус (Ожидаем оплату/Оплата поступила);
  • Text — Комментарий.
База данных с финансами
База данных с финансами

Шаг 9. База знаний

Даже для небольшого интернет-магазина уместно создать вики-страницу, где будет собрана справочная информация по товарам и ответы на часто задаваемые покупателями вопросы.

Перейдем на страницу базы данных «База знаний».

  • В качестве режима просмотра выберем — список (List), а в качестве источника данных (Select data source) — новую базу данных (New database).

Для базы знаний мне хватило отображения всего двух свойств:

  • Name — Название;
  • Last edited time — Дата изменения;
База данных со справочными материалами
База данных со справочными материалами

Шаг 10. Возвращаемся к стартовой странице

Теперь когда все базы данных готовы, можем вернуться к стартовой странице и вывести на ней основные виджеты.

  • Для начала установим полную ширину страницы;
Зададим максимальную ширину страницы
Зададим максимальную ширину страницы
  • Затем добавим обложку, описание и иконки, а чтобы ссылки на базы данных не занимали много места, разместим их в одну строку простым перетаскиванием;
Стартовая страница Jiu CRM с обложкой
Стартовая страница Jiu CRM с обложкой

Теперь можем переходить в выводу виджетов и начнём со списка заказов.

  • На стартовой странице под ссылками добавим заголовок h2 — Заказы;
  • Под заголовком введите /linked и выберете пункт меню — Linked view of database;
  • В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных «Заказы»;
В качестве источника данных выберете базу данных Заказы
В качестве источника данных выберете базу данных Заказы
  • В настройках просмотра переходим в Layout и выбираем режим отображения — Board (канбан-доска);
  • Выключаем переключатель Show database title и включаем Colour colums;
Выключаем переключатель Show database title и включаем Colour colums
Выключаем переключатель Show database title и включаем Colour colums
  • Возвращаемся в настройки просмотра, переходим в свойства (Properties) и выбираем данные, которые отобразятся на карточках. В моём случае: клиент, сумма заказа и дата доставки;
Выбираем данные, которые должны отобразится на карточках
Выбираем данные, которые должны отобразится на карточках
  • Возвращаемся в настройки просмотра, переходим в группировку (Group) и скрываем группу — No Статус заказа.
Скрываем группу — No Статус заказа
Скрываем группу — No Статус заказа

Для заказов я рекомендую добавить ещё дополнительный режим просмотра в виде календаря, чтобы отслеживать даты доставок.

  • Рядом с названием канбан-доски с заказами нажмите «+» и добавьте новый режим просмотра;
  • В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных «Заказы».
  • В настройках просмотра переходим в Layout и выбираем режим отображения — Calendar (календарь);
В настройках просмотра переходим в Layout и выбираем режим отображения — Calendar (календарь)
В настройках просмотра переходим в Layout и выбираем режим отображения — Calendar (календарь)
  • Возвращаемся в настройки просмотра, переходим в свойства (Properties) и выбираем данные, которые отобразятся на карточках. В моём случае: клиент и сумма заказа.
Выбираем данные, которые должны отобразится на карточках
Выбираем данные, которые должны отобразится на карточках

Следующим виджетом для вывода на стартовой странице станет список задач.

  • На странице Jiu CRM, под канбан-доской с заказами добавим заголовок h2 — Задачи;
  • Под заголовком введите /linked и выберете пункт меню — Linked view of database;
Под заголовком Задачи введите /linked и выберете пункт меню — Linked view of database
Под заголовком Задачи введите /linked и выберете пункт меню — Linked view of database
  • В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных «Задачи»;
В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных Задачи
В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных Задачи
  • Отображение задач оставим в виде таблицы, только скроем её заголовок (выключаем Show database title) в настройках.
Отображение задач оставим в виде таблицы
Отображение задач оставим в виде таблицы

Теперь осталось вывести виджеты с финансами и справочной информацией. Разместим их в две колонки.

  • На стартовой странице Jiu CRM, под таблицей с задачами добавим два заголовка h2 — Финансы и База знаний и разместим их в две колонки простым перетаскиванием;
Разместим заголовки в две колонки
Разместим заголовки в две колонки
  • Под заголовком Финансы введите /linked и выберете пункт меню — Linked view of database;
  • В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных «Финансы»;
  • В настройках отображения таблицы Финансы выключаем заголовок базы данных (Show database title);
  • Возвращаемся настройки просмотра, переходим в свойства (Properties) и скрываем свойства: Дата сверки и Комментарий;
Скрываем свойства Дата сверки и Комментарий
Скрываем свойства Дата сверки и Комментарий
  • Под заголовком База знаний введите /linked и выберете пункт меню — Linked view of database;
  • В качестве источника данных (Select data source) — выберете базу данных «База знаний»;
  • Отображения справочных материалов оставим в виде списка (List), только скроем заголовок базы данных (выключаем Show database title) в настройках.
Скроем заголовок (выключаем Show database title) в настройках отображения
Скроем заголовок (выключаем Show database title) в настройках отображения

Напоследок я переименовал виджеты и добавил к ним иконки от основных баз данных.

  • «View of Заказы» переименовал в «Виджет Заказы».

Финал

В результате мы получили полностью бесплатную CRM, которая закрывает большинство потребностей небольшого интернет-магазина.

Готовая CRM в Notion
Готовая CRM в Notion

Если у вас возникнут дополнения, предложения или вопросы по реализации CRM в Notion, оставляйте их в комментариях.

Скачать Notion

Подписаться
Уведомить о
guest
1 Комментарий
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
chance
Гость
chance
10 месяцев назад

Спасибо, всё подробно и понятно, хотя до полноценной crm вряд ли дотягивает, если сравнивать с тем же Битрикс24, но там и ценник другой.

Последние новости

Ecosia запускает новый веб-браузер
На основе проекта Chromium.
15 часов назад
Proton приобретает приложение заметок Standard Notes
Текущие подписки и цены обещают сохранить.
4 дня назад
Delta и другие эмуляторы в App Store
iGBA, PPSSPP, Emu64 XL и Bimmy.
5 дней назад
YouTube ужесточает меры в отношении сторонних приложений
Это затронет приложения блокирующие рекламу.
7 дней назад
Система Orphus